Protection de la vie privée

POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNEES ET INFORMATION SUR L’UTILISATION DE VOS DONNEES PERSONNELLES




  • Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur depuis le 25 Mai 2018, l’ASSAD vous informe de manière transparente sur l’utilisation qui est faite de vos données personnelles.


1/ Candidature à un emploi

  • Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi tous les autres documents ou données fournis pour votre dossier de candidature à un emploi sont collectés par l’ASSAD (qui est le responsable de traitement) en vue d’évaluation de l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste à pourvoir.

  • Seul le service RH, la Direction et les responsables de secteur sont habilités à avoir accès aux données communiquées.

  • La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans à compter de la réception d’une candidature. La base juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel est basée sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou notre intérêt légitime en tant que recruteur.

  • Nous signalons que, dans de rare cas, nous transférons des CV à des partenaires institutionnels ou exerçants des activités similaires. Nous signalons que les CV et demandes de candidatures reçus ne transiteront pas en dehors de l’UE.


2/ Dossiers-prospects des bénéficiaires potentiels pour l’aide à domicile

  • Des renseignements pour étudier la situation des clients potentiels sont enregistrés par l’association qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :






























Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande Responsable ou assistant de secteur, Direction en cas de litige 3 ans après inactivité
Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige 3ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier
Devis gratuit Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige 3 ans après inactivité
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige 3 ans


  • Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs concernés et habilités.

  • La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide à domicile.


3/ Dossiers-clients des bénéficiaires de l’aide à domicile

  • Des dossiers-clients sont enregistrés par l’ASSAD qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la relation client, de la facturation et l’organisation des interventions est multiple :




























































Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des clients (voire des aidants) et des situations familiales et sociales Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Accueil, Service facturation 5 ans après inactivité
Accord de prise en charge et évaluation des besoins Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation 5 ans après inactivité et 10 ans pour les pièces comptables
Devis gratuit Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation 5 ans après inactivité
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité Responsable ou assistante de secteur, Direction 3 ans
Factures et données de facturation Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service facturation, Comptable externalisé, Cabinet de recouvrement externalisé 10 ans après émission
Facturation pour les tiers financeurs Direction, Service facturation, 10 ans après émission
Contrat de prestation Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction 5 ans après inactivité
RIB Direction, Service facturation 5 ans après inactivité ou retrait du consentement
Coupon signé de rétractation du contrat Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction 5 ans après inactivité
  Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction 5 ans après inactivité


  • Nous signalons aussi que les données personnelles de nos clients ne transitent pas en dehors de l’UE. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association peut reposer sur :
    – votre consentement ;
    – ou l’exécution du contrat de prestation ;
    – ou l’exécution de la convention avec le conseil départemental CD 59 ;
    – ou l’exécution du contrat avec l’éditeur de Ximi (Xelya)
    – ou l’obligation légale liée à une des législations applicables pour la branche de l’aide à domicile ;
    – ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
    – ou notre intérêt légitime en tant qu’association de service à domicile ;
    – l’intérêt légitime de la personne concernée.


4/ Dossiers-prospects pour les patients du soin à domicile (SSIAD)

  • Des renseignements pour étudier la situation des patients potentiels sont enregistrées par l’association qui est le responsable du traitement.

  • La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :




















Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge potentielle Secrétaires médicales ou administratives, IDEC 3 ans après inactivité
Evaluations des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) Secrétaires médicales ou administratives, IDEC 3 ans après inactivité


  • Nous vous informons que les données personnelles de nos patients potentiels sont susceptibles d’être transférées à des tiers financeurs, professionnels de santé et des structures médico-sociales concernés et habilités.

  • La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’ASSAD peut reposer sur le consentement de la personne concernée (voire de son représentant légal) ou l’intérêt légitime du patient potentiel ou notre intérêt légitime en tant que service de soins à domicile.


5/ Dossiers des patients du SSIAD

  • Des dossiers de soins sont enregistrés par l’ASSAD qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la relation avec les patients, des interventions et de la traçabilité est multiple :








































Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des appelants pour une demande de prise en charge et le listing des personnes concernées par la prise en charge Secrétaires médicales et administratives, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou problème opérationnel 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Evaluation des besoins médicaux et de la faisabilité (liée à des contrôles institutionnels ARS) Secrétaires médicales et administratives, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou problème opérationnel 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Dossier médical et de suivi du patient (diagramme, plan de soins, contrat de prise en charge individualisé…) Secrétaires médicales et administratives, IDEC, équipe soignante interne (ou externe concernée : IDEL..), Direction en cas de litige ou problème opérationnel 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles Secrétaires médicales, administratives, IDEC, équipe soignante, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel 20 ans à compter de la date de la dernière intervention à domicile (ou 10 ans à compter de la date du décès)
Codes d’accès des résidences Personnel intervenant, Secrétaires, IDEC Durée du contrat ou retrait du consentement ou décès du patient
Données de traçabilité de la badgeuse FXD (liée aux contrôles du temps de travail) Secrétaires, IDEC, Direction en cas de litige ou de problème opérationnel, prestataire externalisé de télégestion mobile 5 ans


  • La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association peut reposer sur :
    – votre consentement ;
    – ou l’exécution de prestation de service de soins à domicile ;
    – ou l’exécution de la mission de soin autorisée par l’ARS;
    – ou l’obligation légale liée à une des législations applicables dans la branche du service et soins à domicile ;
    – ou notre intérêt légitime d’amélioration de la prestation et le contrôle de l’effectivité ;
    – ou l’intérêt légitime ou vital de la personne concernée.


6/ Dossiers-prospects des particuliers-employeurs

  • Des renseignements pour étudier la demande d’un éventuel mandat de particulier-employeur sont enregistrées par l’ASSAD qui est le responsable du traitement.

  • La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) est multiple :






























Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des prospects et des situations familiales et sociales, fiche de première demande Responsable ou assistant de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 3 ans après inactivité
Accord ou refus de prise en charge et évaluation des besoins Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 3ans après inactivité ou retrait du consentement ou clôture du dossier
Devis gratuit Responsable ou assistante de secteur, service mandataire, Direction en cas de litige 3 ans après inactivité
Outil de reporting pour le suivi de l’effectivité Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige 3 ans


  • Nous vous informons que les données personnelles de nos bénéficiaires potentiels sont susceptibles d’être transférer à des tiers financeurs concernés et habilités.

  • La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ASSAD peut reposer sur votre consentement ou votre intérêt légitime en tant que bénéficiaire potentiel d’une aide d’un tier financeur ou notre intérêt légitime en tant que structure mandataire.


7/ Données-clients des particuliers-employeurs et de leurs employés

  • Des dossiers-clients de particulier-employeur et de leurs employés sont enregistrés par l’ASSAD qui est le responsable du traitement. La finalité de cette collecte et stockage d’information personnelle (états civils, données de santé, situation sociale et familiale) en vue de la gestion de la paie et l’édition de documents administratifs est multiple :




























































Finalité/documents Destinataire habilité Durée de conservation max.
Listing des particuliers-employeurs et de leurs employés Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, Accueil, Service mandataire 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Fiche d’évaluation des besoins et fiche de mission Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Accueil, Service facturation 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Notification de prise en charge Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire, intervenant à domicile 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Devis gratuit Responsable ou assistante de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Factures et données de facturation Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction, Service mandataire, Cabinet de recouvrement externalisé en cas de litige 10 ans après émission
Facturation pour les tiers financeurs Direction en cas de litige, Service de facturation et mandataire, 10 ans après émission
RIB Direction, Service mandataire et de facturation 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Consentement à la collecte et au traitement des données sensibles Responsable ou assistant de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Coupon signé de rétractation du contrat Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 5 ans après la fin de la relation contractuelle
Contrat de mandat Responsable ou assistant(e) de secteur, Direction en cas de litige, service mandataire 5 ans après la fin de la relation contractuelle


  • La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel par l’association ASSAD peut reposer sur :
    – le consentement des personnes concernées ;
    – ou l’exécution du contrat de mandat ;
    – ou l’exécution du contrat de travail ;
    – ou l’obligation légale liée à une des législations applicables ;
    – ou notre intérêt légitime en tant que mandataire ;
    – ou l’intérêt légitime du particulier-employeur.


8/ Données des administrateurs

  • Dans le cadre de la gestion de la vie de l’association, des documents qui contiennent des données personnelles vous concernant sont conservés par l’ASSAD qui sont les responsables de traitement conjoints.

  • Seuls la Direction et le personnel administratif habilité sont autorisés à avoir accès aux données communiquées. Ces pages web indiquent la majorité des délais de conservation de données que nous appliquons :



9/ Données-fournisseurs et répertoire des contacts divers

  • Un système d’annuaire (partenaires, intervenants, fournisseurs…) a été mis en place par l’ASSAD qui sont les responsables de traitement conjoints.

  • La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire.

  • Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques.

  • La durée de conservation des données personnelles est fixée à 5 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile ou l’exécution d’un contrat d’achat ou de partenariat.


10/ Newsletter, données d’invitation et d’émargement à des événements

  • Un système de lettre d’information, d’invitation et d’émargement de présence à des événements peut être mis en place par l’ASSAD qui sont les responsables de traitement conjoints.

  • La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion organisationnelle et promotionnelle des événements.

  • Seuls la Direction, le personnel concerné et les sociétés d’évènementiel externalisées et organisatrices sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

  • La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile.


11/ Traçabilité des appels téléphoniques

  • Un système de traçabilité des appels téléphoniques sans enregistrement-audio a été mis en place par l’ASSAD qui est les responsables de traitement conjoints.

  • La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (n° de tel, horaires, durée de l’appel, réponse et absence…) est la gestion des appels entrants ou sortants et la facilitation de l’identification des prospects et des clients.

  • Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées.

  • La durée de conservation des données personnelles est fixée à 1 an après l’appel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose notre intérêt légitime en tant qu’association d’aide et soins à domicile qui a besoin d’optimiser ses process ou d’améliorer la qualité de ses prestations ou de faciliter/accélérer les réponses téléphoniques


12/ Vos droits

  • Nous signalons que nous sommes susceptibles d’envoyer nos lettres d’information (incluant des méthodes de désabonnement) par email ou courrier à nos clients, fournisseurs et partenaires B2B/B2A.

  • Nous signalons aussi que les données informatiques émanant de notre messagerie électronique ou des applications ximi, ne transitent pas en dehors de l’union européenne.

  • En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes.

  • Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@assad-dunkerque.org, ou courrier postal adressé à :



  • Service DPO ASSAD

  • 6-8-10 rue de Furnes

  • BP 4198

  • 59378 DUNKERQUE Cédex 1



  • Vous disposez par ailleurs des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.



  • Solocal, Centre Relation Client

  • 204, Rond-point du Pont de Sèvres

  • 92649 Boulogne-Billancourt Cedex